消防設備業の生産性向上について考える話も3回目になりました。前回は点検スケジュールを組むタイミングについてお話ししました。
半年前に点検スケジュールを組むと、お客様の事情をもれなく次回に引き継げて点検時間の短縮につながります。

今回の生産性向上策は、お客様とのよりよい関係を作るために非常に重要です。
それは、『物件情報の徹底管理』
簡単に始められるうえに、とても効果が高い方法です。

点検に行ったら徹底的に情報を集める

弊社（イグジット）では、消防点検に行くと物件の情報をできる限り多く吸い上げて、会社に蓄積させています。

物件の住所や営業時間、担当者のお名前、契約されている警備会社などの基本情報だけではなく、点検時に借用しなければならない鍵の場所や本数。これらの情報を消防点検報告書とは別の専用様式に漏れなく書き留めるのです。

この様式には、次回へのありとあらゆる引継ぎ事項を記載します。その中でも特に効果が高いのは、現場で発生した小さなトラブル情報です。

小さなトラブル情報を集め、対策を記録する

例えば、こんな経験はありませんか？共同住宅の点検に行き、すべての部屋のチャイムを鳴らして在宅されている部屋を点検しました。ところが、点検終了後、「うちには点検に来ていません」という連絡が入るのです。

チャイムが壊れていたり、住人さんが少々耳が悪く聞こえていなかったという可能性もあります。しかしいずれにしてもお客様が時間をとって在宅してくださっていたのに点検ができないという残念な状態です。

今回は、再度訪問すれば解決するでしょう。しかし、次回この物件の点検に別のメンバーが訪問したらどうでしょう？また同じことが起きかねないと思いませんか？

そういう現場のトラブルも書き留めてあれば大丈夫。
「401号室さん、チャイムが鳴らないことがあるのでノックすること」
「502号室さん、玄関に出てきてくださるのに時間がかかるので長めに待機すること」
といったように、現場で発生した事とその対応方法を記録すると、次回違うメンバーが点検に行っても、同じトラブルを防げるのです。

他にも、
「カギは基本的に総務部長さんが管理しておられるが、危険物倉庫の鍵だけは山本係長が個人的に管理されている」
「〇〇の点検口は劣化しており、外れやすいので両手を支えて開口する」
「この保育園のベル試験は、子供がお昼寝をする13:30～15:00以外に実施する」
など、点検時に得たありとあらゆる情報を記録していきます。
こうして、消防点検を繰り返すたびに物件の情報を記録していくと、いつしか消防点検にかかる時間がずっと短くなっていることに気づくでしょう。

記録をメンバーと共有する

ポイントは「物件の情報を全メンバーと共有すること」です。
会社のどのメンバーが点検に伺っても、以前と同じトラブルは絶対に発生させない。
以前お客様に聞いたことがあることは、次にどのメンバーが点検に行っても把握している。

それを続けていけば、この物件の消防点検を御社以上に早く確実に実施できる業者は他にいなくなるでしょう。

お客様にも御社にもメリットがあるこの方法、ぜひ試してください。

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