月間福祉介護テクノプラス7月号に代表 吉岡隆治のBCP策定についての記事が掲載されました

介護・障がい福祉施設がBCP策定をする3つの方法

■ 株式会社イグジット　吉岡　隆治

介護、障がい福祉施設の皆さん。BCP（事業継続計画）の策定期限が迫ってきました。皆さんの施設の策定状況はいかがですか？　実は中小規模の施設のBCP策定率はまだ低く、多くの施設の責任者が焦りを感じている状況です。

今回は、介護障がい福祉施設のBCPを100件以上策定してきた株式会社イグジットの吉岡隆治が、小規模施設でもBCP策定が必ずできるポイントをお伝えします。

〇BCPはいつまでに策定しないといけないのか

今回、厚生労働省が介護施設、障がい福祉施設に求めているBCP対策は、令和3年度の介護報酬改定で定められ、猶予となる経過措置期間は3年間です。つまり、令和6年3月31日までに全ての準備を終えなければなりません。

令和5年3月時点で、期限まで全体の3分の2が過ぎました。今回私たちに求められているBCPの概要についてご説明いたします。

○策定していないとどうなるのか

厚生労働省が求めている基準が変わったということは、それを指導監査する方法も変わるということです。BCPが策定されているのか、そしてそれを基にしたシミュレーション訓練が行われているのか、それを書類で確認することになっています。「訓練を行いました」「終わっています」と伝えるだけではなく、記録として残しておかなければなりません。

期限内に策定しなければ、介護報酬の減算、さらにその期間が長期化すれば指定取消にも繋がります。災害を待たずして、業務継続自体が危うくなるでしょう。

○運営指導はどこまで見るのか

全国で一斉にBCPの策定が始まるため、様々なクオリティの会社が出てくるはずです。指導監査が入った時に、どこまでのクオリティであればOKをもらえるのでしょうか。地元の指導監査課に聞いてみたところ、その施設独自のものとして災害時に有効に使えるかどうかという点を確認するとのことでした。つまり、“コピペ”しないでくださいということです。

一方BCPのボリュームをご存じですか？　厚生労働省のひな形から一般的なBCPを作った時、なんと184もの項目について「いつ、だれが、どれくらいの予算をかけて」対策するのかを決めなければならないのです。ひな形を引っ張ってきて少し変えたら済むような話ではありません。

〇BCPを策定するための3つの方法

とは言っても、介護施設は多忙でなかなか手が回りません。そのため、ほぼ全ての事業者が次の3つのどれかの方法で、BCPを策定します。

みなさんも3つの方法の中からご自身の施設に合う方法を見つけ、1歩踏み出してみてください。

• 専門家に頼む

まず1つ目が、専門家に頼むという方法です。BCPの策定コンサルタントというプロフェッショナルがいるのをご存じでしょうか。その方がみなさんの施設に来て、施設のスタッフ5名程と一緒になってBCPを作るというサービスです。

概ね4カ月から6カ月ぐらい、費用は250万円から350万円程度と言われています。限られた時間で実際の施設を見ながらBCPを作り上げていく、クオリティの高い優れたサービスです。

5名程のスタッフさんが半年間現場を抜けても支障がなく、費用面でも余裕がある大きな施設は、このようなサービスおすすめします。

②　自分たちで作る

○必要な時間の見積もりを

時間や人員に限りがある中小の施設は、コンサルタントにお願いするというわけにはいかないかもしれません。そういった場合は、2つ目の方法として自分たちで作成することになります。

その際は、BCPの策定にどれくらい時間がかかるのかを見積もることが非常に重要です。実際に作り終えた方に伺いました。2ユニット、18名程度の老人ホームですが、毎日2時間程度をBCPのために時間を使い、半年程度で完成したそうです。ざっと計算すると300時間になります。

BCPの策定を自分たちで行うのであれば、この1年間で300時間程度を確保する、まずはそこから始めて下さい。完成する前に時間切れとならないようにしましょう。

○策定するためのひな形を探す

続いて策定についてですが、ひな形を手に入れてそれを修正していくというやり方が有効です。「BCP ひな形」と検索すると、WEB上に数多くのひな形が出てきます。

ただ、選び方を間違えると、使い物にならなかったり余計な時間がかかったりするため、ひな形を選ぶ際の3つのポイントをお伝えします。

○ひな形を選ぶ際のポイント1

感染症対策が入っているか

ひな形選びのポイント1つ目は、「感染症対策」が入っていることです。BCPは介護事業だけではなく、金融、保険、情報通信、建設、運輸、卸売など、様々な業種が策定を進めています。

そういった業種のBCPには感染症対策が含まれていないことがあります。ですから、必ず感染症対策が入っているかどうかを確認してください。確認しておかないと、作り終える段階になって、あと半分あるということに気づくことになるかもしれません。

○ひな形を選ぶ際のポイント2

個別の様式に分かれているか

2つ目のポイントは、そのひな形が入所、通所、訪問、居宅、貸与、その他の個別の様式に分かれていることです。介護施設用というひな形がありますが、介護施設は業態によって様々で、全く違う仕事と言っていいほど中身は異なります。

例えば、老人ホームなどの入所施設は、ほぼその施設の中だけでBCPが完了するでしょう。しかし、通所施設は移動時のリスクがあるため、その点も計画に入れなければなりません。また訪問事業所は、1日のほとんどの時間を利用者のお宅でのサービス提供に使います。さらに、居宅介護支援、福祉用具貸与施設もあります。

入所、通所、訪問で、それらの施設は全く別の動き方をするため、リスクの種類も対応も全く異なります。介護施設用と書いているBCPのひな形は、それぞれ個別の様式になっていることが非常に重要です。

○ひな形を選ぶ際のポイント3

策定サポートがあるか

最後3つ目のポイントは、策定サポートがあるかどうかです。実はBCP作成には防災の専門的な知識が必要で、最初に取りかかるのが「災害リスク分析」です。津波、洪水、地震、土砂災害など、施設の立地によって一番リスクの高い災害を分析します。

例えば「洪水リスクが一番高いかもしれない」と考えた場合、その災害リスクについて掘り下げていきます。施設から最も近い川について、大雨が降り続いたら水位はどのように確認できるか、その川の上流に繋がっているダムはどこか、そのダムの放流水位はどうかなどを調べていきます。

さらに、その災害が実際に起きた時、どの事業を一旦停止するのか、逆にどの事業は絶対に止めないと決めるのか、その事業を続けていくために最低何人必要なのかということを決めていきます。

この最初に行う災害リスク分析こそ、BCPの柱です。BCPや事業継続計画には、かなり高度な防災の知識が必要なのです。ひな形を手に入れ自身で作成する際には、そこの会社で策定サポートが受けられるかどうかを必ず確認してください。

③難しいところだけを専門家に頼む

○施設の情報を伝えるだけで策定可能

3つ目の方法として、1つ目と2つ目の方法の合わせ技があります。専門性の高い部分だけを外注する方法で、弊社イグジットで提供しているサービスです。

記入いただいた質問票やオンライン面談などの情報を基に、私たちがみなさんの施設のBCPを策定します。予算と時間を大きくかけられない小規模な施設で、非常に喜ばれているサービスです。

最初に質問票で、施設の概要、災害発生時にはどのような対応をするかをご記入いただきます。決して難しい内容ではなく、迷ったら事例から選ぶという形で作っていくことも可能です。続いて、リストの記入をしていただきます。利用者やスタッフの一覧表、そして施設の中にはどのような物品がいくつ保管されているのかを記入していくリストです。

質問票は概ね1時間程度、リストは2〜3時間、長くても合計5時間ほどあればみなさんの作業は完了です。あとは私たちがその情報を基に、立地から災害リスクを分析し、みなさんの施設のBCPを策定します。修正点を確認していただき、製本して完成です。

○2年目以降の作り替えにも対応

弊社のサービスでは、BCPをWordとExcelで作成しています。BCPは初年度で終わりではなく、2年目以降作り替えていかなければなりません。そこで、WordやExcelといった誰でも使いやすいデータで作成し、みなさんにお送りします。2年目以降は変更のあった部分を修正して書類を差し替えていくことで、BCPをブラッシュアップすることができます。

質問票の記入で不明点があれば、メールやLINE、オンライン面談などで徹底的にサポートします。時間は3カ月から5カ月程度いただいています。費用については、小規模な事業者さんを応援したいという思いから、大手コンサルティング会社の10分の1以下としています。

○期限までに策定と訓練を終えること

現在、介護事業は深刻な人手不足です。そのような中、責任者の肩の上に「BCP300時間」というミッションが課せられているのです。300時間のほとんどは、迷い悩む時間だと言われています。みなさんが悩む時間、そして書類作成の時間は、私たち防災のプロがお引き受けします。みなさんは利用者により良いサービスを提供する、スタッフの育成をするといったことに時間を使ってください。

介護施設のBCPのゴールは、令和6年3月31日までに策定と初回のシミュレーション訓練を終了することです。BCP策定の方法は様々なので、ぜひ施設に合った方法を見つけてください。困った時は専門家の力を借りて一緒にBCPを進めていきましょう。みなさんがBCP策定を完了し、より安心・安全な施設となることを願っています。